Cách chuyển thư rác về Hộp thư đến Outlook

Để chuyển thư rác về Hộp thư đến Outlook, mở Thư rác của đúng tài khoản và kiểm tra người gửi. Trong Outlook cổ điển, bạn có thể kéo thư về Hộp thư đến hoặc dùng “Home” > “Report” > “Not Junk”. Sau đó, tìm lại thư ở Hộp thư đến. Chuyển một thư không có nghĩa các thư tiếp theo sẽ luôn vào đó.

Tìm Thư rác trong đúng phiên bản Outlook

Thư rác là nơi bạn cần kiểm tra khi một email hợp lệ bị phân loại nhầm. Trước khi tìm thư, xác nhận địa chỉ tài khoản đang mở, nhất là khi bạn dùng cả hộp thư cá nhân lẫn hộp thư công việc.

Đừng tìm đường dẫn nút của Outlook cổ điển trong Outlook mới. Microsoft ghi rõ hướng dẫn bộ lọc của bản cổ điển không áp dụng cho Outlook mới trên Windows.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lọc thư rác Outlook bằng tiếng Việt khi cần kiểm tra thiết lập lọc thư, ví dụ danh sách người gửi an toàn hay người gửi bị chặn.

Chuyển một thư bị lọc nhầm về Hộp thư đến

Với Outlook cổ điển trên Windows

1. Mở thư mục “Junk Email” của đúng tài khoản, rồi tìm thư theo địa chỉ người gửi hoặc tiêu đề.
2. Kiểm tra địa chỉ đầy đủ và nội dung. Không chỉ dựa vào tên hiển thị; đừng mở liên kết hay tệp đính kèm đáng ngờ để thử xem thư có thật hay không.
3. Nếu chỉ cần đổi vị trí thư, kéo thư từ “Junk Email” sang “Inbox”. Nếu muốn đánh dấu thư không phải thư rác, dùng “Home” > “Report” > “Not Junk”. Đây là hai thao tác được Microsoft nêu trong hướng dẫn Outlook cổ điển.
4. Mở “Inbox”, tìm lại đúng thư theo người gửi và tiêu đề. Quay lại “Junk Email” để kiểm tra thư không còn ở đó.

Với Outlook mới hoặc Outlook trên web

Không áp dụng các bước của Outlook cổ điển ở trên cho Outlook mới trên Windows. Nếu bạn đang kiểm tra thiết lập lọc thư, đường dẫn Thư > Email rác trong tài liệu tiếng Việt của Microsoft dành cho phần thiết lập, không phải thao tác chuyển một thư về Hộp thư đến.

Cũng cần phân biệt ba việc: di chuyển thư hiện có, đánh dấu thư bị phân loại sai và chỉnh danh sách người gửi an toàn. Chúng không thay thế cho nhau. Đưa một email về Hộp thư đến chỉ thay đổi vị trí của email đó; các email nhận sau được xử lý thế nào còn phụ thuộc vào bộ lọc và chính sách áp dụng.

Làm cùng việc đó trong Mailera

Mailera kết nối các hộp thư bạn đang có để bạn đọc và xử lý thư trong một giao diện. Với hộp thư Microsoft đã kết nối, bạn có thể đưa từng thư bị lọc nhầm ra khỏi Thư rác.

Nếu bạn có vai trò Admin hoặc Leader và chưa kết nối hộp thư, mở Thêm hộp thư rồi chọn Đăng nhập Microsoft. Luồng này dùng OAuth và yêu cầu bạn chấp thuận quyền tại Microsoft, không dùng mật khẩu ứng dụng. Xem cách kết nối Outlook và Microsoft 365 hoặc hướng dẫn kết nối hộp thư đầu tiên nếu bạn cần thiết lập từ đầu. Nếu đang mắc ở cấu hình máy chủ, đọc phần phân biệt trong bài cài đặt IMAP và SMTP của Outlook.

Trước khi cấp quyền cho hộp thư công việc, bạn có thể tham khảo thông tin bảo mật của Mailera và chính sách của tổ chức.

1. Mở Hộp thư chung, chọn đúng hộp thư Microsoft rồi mở Thư rác. Không để phạm vi ở tất cả hộp thư khi bạn chỉ muốn kiểm tra một tài khoản.
2. Chọn thư, kiểm tra người gửi và nội dung, rồi bấm Không phải spam. Đây là nhãn tiếng Việt của thao tác “Not spam”.
3. Kiểm tra thư đã ra khỏi Thư rác trong Mailera; đối chiếu vị trí của cùng thư trong Outlook trước khi thao tác lại.

Trong Danh sách hộp thư, số đếm Hộp thư đến và Thư rác là số thư chưa đọc. Vì vậy, đừng dùng riêng số đếm Thư rác để kết luận thư mục có còn thư hay không.

Mailera chuyển được thư ra khỏi Thư rác, nhưng không khiến Microsoft tin cậy người gửi đó hay quyết định nơi thư sau được phân loại. Hãy dùng Không phải spam để xử lý thư hiện có, không xem nút này là cách thiết lập danh sách người gửi an toàn của Microsoft.

Nếu bạn cần tổ chức việc kiểm tra nhiều hộp thư hằng ngày, xem hướng dẫn vận hành hộp thư hợp nhất.

Vì sao thư tiếp theo vẫn có thể vào Thư rác?

Với hộp thư công việc dùng Exchange Online, Microsoft cho biết danh sách người gửi an toàn chỉ là một đầu vào của bộ lọc, không quyết định kết quả cuối cùng. Phát hiện phần mềm độc hại hoặc lừa đảo có độ tin cậy cao được ưu tiên hơn danh sách này.

Khi thư của cùng một người gửi liên tục bị lọc nhầm, hãy kiểm tra theo thứ tự:

1. Danh sách chặn và người gửi an toàn: đối chiếu đúng địa chỉ gửi. Trong hướng dẫn tiếng Việt của Microsoft, phần thiết lập nằm ở Thư > Email rác. Chỉ cân nhắc tin cậy địa chỉ bạn đã xác nhận, thay vì cho phép cả tên miền khi không cần.
2. Chính sách tổ chức: với Microsoft 365, nhờ quản trị viên kiểm tra hành động được cấu hình trong chính sách chống thư rác. Những chính sách này ảnh hưởng đến nơi thư được chuyển tới.
3. Xác thực phía người gửi: nhờ bên gửi hoặc quản trị viên kiểm tra kết quả xác thực trong trường Authentication-Results của thư. Microsoft dùng trường này để ghi kết quả kiểm tra xác thực email.

Hai nguồn phù hợp để trao đổi với quản trị viên (tài liệu tiếng Anh) là thiết lập thư rác cho Exchange Online và cách Microsoft 365 kiểm tra xác thực email. Đừng kết luận nguyên nhân chỉ từ việc thư nằm trong Thư rác: ngay cả lỗi xác thực tổng hợp cũng không trực tiếp khiến Microsoft 365 chặn thư.

Lỗi hay gặp: không thấy thư hoặc chuyển rồi vẫn chưa thấy

Trước khi chuyển lại, hãy tìm đúng thư bằng địa chỉ người gửi và tiêu đề, không chỉ nhìn số đếm hoặc dòng đầu danh sách.

Khi kết nối thành công, Mailera tải thư trong phạm vi lưu trữ, ưu tiên thư mới nhất trước. Với gói miễn phí, phạm vi lưu trữ là 30 ngày. Không thấy một thư cũ trong Mailera chưa đủ để kết luận thư đó đã bị xóa khỏi Outlook.

Mailera cũng kiểm tra nền thường xuyên hơn với hộp thư đang được sử dụng so với hộp thư ít hoạt động. Vì vậy, hãy kiểm tra trạng thái đồng bộ thay vì chờ hai giao diện luôn đổi cùng một lúc.

Nếu không tìm thấy thư trong Thư rác của tài khoản Microsoft 365 công việc, nhờ quản trị viên kiểm tra khu cách ly (quarantine) — đây là khu vực riêng, không phải Thư rác. Việc giải phóng thư từ khu cách ly về hộp thư phụ thuộc vào chính sách cách ly đang áp dụng.

Có nên tắt bộ lọc thư rác không?

Không nên mặc định tắt bộ lọc khi một thư bị phân loại sai. Trước hết, xử lý thư đó rồi kiểm tra danh sách chặn, người gửi an toàn và chính sách tổ chức.

Đừng đồng nhất thiết lập trong ứng dụng với lọc phía máy chủ. Với Exchange Online, Microsoft nêu rõ tham số Enabled của Set-MailboxJunkEmailConfiguration không ảnh hưởng đến luồng thư của hộp thư đám mây; Microsoft 365 chuyển thư theo hành động trong chính sách chống thư rác.

Nếu đột nhiên có nhiều thư rác trong Hộp thư đến, hãy kiểm tra lại các thiết lập liên quan và hỏi quản trị viên về thay đổi chính sách. Chỉ riêng vị trí thư không cho biết bộ lọc đã bị tắt hay nguyên nhân cụ thể là gì.