Chính sách quyền riêng tư

Mailera (mailera.app) vận hành website, ứng dụng, API và trang xem chia sẻ. Chính sách này áp dụng cho tất cả các phần đó.

Với thông tin tài khoản của bạn, Mailera quyết định cách xử lý. Với thư trong các hộp thư mà một workspace kết nối, workspace đó quyết định mục đích sử dụng; Mailera xử lý thư theo yêu cầu của workspace để cung cấp dịch vụ. Nếu bạn là thành viên của một workspace, hãy liên hệ Admin hoặc Leader của workspace trước cho các yêu cầu về thư trong đó.

Chúng tôi chỉ thu thập những gì cần để dịch vụ chạy:

• Tài khoản: email, họ tên, vai trò, nhóm, ngôn ngữ và chế độ sáng/tối. Mật khẩu đăng nhập Mailera được hệ thống xác thực lưu dạng băm; chúng tôi không đọc được.
• Hộp thư được kết nối: địa chỉ email, tên hiển thị, trạng thái kết nối và token truy cập Microsoft (được mã hoá). Khi nhập hàng loạt, nếu dòng nhập có mật khẩu hộp thư, mật khẩu đó cũng được lưu ở dạng mã hoá; bạn có thể bỏ trống trường này.
• Thư: người gửi, người nhận, tiêu đề, đoạn xem trước, thư mục, trạng thái đọc và gắn cờ, thời gian nhận. Nội dung đầy đủ chỉ được lưu tạm khi có người mở thư. Tệp đính kèm không được lưu; Mailera lấy trực tiếp từ Microsoft khi bạn tải.
• Nhật ký: hoạt động trong workspace (ai làm gì, lúc nào), lượt gọi API (đường dẫn, kết quả, địa chỉ IP, API key) và lượt mở link chia sẻ (địa chỉ IP, trình duyệt).
• Liên hệ: tên, email, công ty và nội dung bạn gửi qua trang Liên hệ, kèm địa chỉ IP và trình duyệt để chống spam.
• Trên trình duyệt: cookie và bộ nhớ cần thiết để giữ đăng nhập, ngôn ngữ, chế độ hiển thị và phiên xem link chia sẻ.

Mailera không dùng nội dung thư để quảng cáo, không bán dữ liệu và không dùng thư của bạn để huấn luyện mô hình AI.

• Cung cấp dịch vụ: đồng bộ và hiển thị thư, gửi thư theo lệnh của bạn, chạy API, webhook và link chia sẻ.
• Bảo vệ hệ thống: kiểm quyền, giới hạn số lượt, phát hiện truy cập bất thường và lạm dụng.
• Trả lời yêu cầu hỗ trợ và thông báo thay đổi quan trọng của dịch vụ.
• Theo dõi lỗi và tốc độ để giữ dịch vụ ổn định.
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý khi có yêu cầu hợp lệ.

Cơ sở xử lý: thực hiện dịch vụ bạn yêu cầu, lợi ích chính đáng trong việc giữ dịch vụ an toàn, và nghĩa vụ pháp lý.

Khi kết nối hộp thư, Mailera xin các quyền: đọc và sắp xếp thư (Mail.ReadWrite), gửi thư (Mail.Send), giữ kết nối khi bạn không trực tuyến (offline_access) và đọc thông tin cơ bản của tài khoản (openid, profile, email, User.Read) để biết địa chỉ hộp thư.

Mailera chỉ dùng các quyền này để thực hiện thao tác mà bạn hoặc workspace yêu cầu.

Bạn có thể thu hồi quyền bất cứ lúc nào: xoá hộp thư trong Mailera; với tài khoản cá nhân, gỡ ứng dụng tại account.live.com/consent/Manage; với Microsoft 365, quản trị viên gỡ trong Microsoft Entra (Enterprise applications).

• Thông tin thư: 30 ngày gần nhất (workspace có thể đặt khác). Thư cũ hơn được xoá tự động mỗi ngày và vẫn mở được trực tiếp từ Microsoft.
• Nội dung đầy đủ của thư: xoá sau 7 ngày kể từ khi được tải về.
• Khi xoá một hộp thư: token, thư mục và thư của hộp thư đó bị xoá ngay.
• Nhật ký API: 90 ngày. Nhật ký hoạt động: 365 ngày. Tin nhắn liên hệ: 365 ngày.
• Phiên xem link chia sẻ: xoá trong vòng 1 ngày sau khi hết hạn; link đã thu hồi không mở được nữa.
• Tài khoản: đến khi bạn yêu cầu xoá hoặc Admin xoá bạn khỏi hệ thống.

Bản sao lưu của nhà cung cấp hạ tầng có thể còn giữ dữ liệu đã xoá thêm một thời gian ngắn theo chu kỳ sao lưu của họ.

Chúng tôi không bán dữ liệu. Dữ liệu chỉ đi tới:

• Microsoft, để đọc, sắp xếp và gửi thư qua Microsoft Graph theo quyền bạn đã cấp.
• Nhà cung cấp hạ tầng: cơ sở dữ liệu và xác thực (Lovable Cloud, chạy trên Supabase), máy chủ ứng dụng và mạng phân phối (Cloudflare). Họ chỉ xử lý dữ liệu để vận hành hạ tầng.
• Google Fonts: trình duyệt của bạn tải phông chữ từ Google, nên Google nhận địa chỉ IP và thông tin trình duyệt của lượt tải đó.
• Hệ thống do workspace cấu hình: dữ liệu gửi qua API và webhook tới địa chỉ mà workspace của bạn chọn.
• Người có link chia sẻ: ai có link và mật khẩu xem được phần hộp thư hoặc thư đã chia sẻ, trong thời hạn của link.
• Cơ quan có thẩm quyền, khi pháp luật bắt buộc và yêu cầu hợp lệ.

Token Microsoft được mã hoá AES-GCM và không gửi ra trình duyệt; API key chỉ lưu dạng băm; mật khẩu link chia sẻ được mã hoá riêng; mọi quyền được kiểm ở máy chủ và bằng chính sách truy cập của cơ sở dữ liệu. Chi tiết ở trang Bảo mật.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu phát hiện sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ báo cho Admin của workspace liên quan sớm nhất có thể.

Mailera chỉ dùng loại cần thiết để dịch vụ hoạt động:

• Phiên đăng nhập: giữ bạn đăng nhập trên thiết bị này.
• Ngôn ngữ (cookie mailera_locale): nhớ ngôn ngữ bạn chọn.
• Chế độ sáng/tối: lưu trong bộ nhớ trình duyệt và trong hồ sơ của bạn.
• Phiên xem link chia sẻ: cookie bảo mật (HttpOnly), hết hạn cùng phiên xem.

Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo.

Tuỳ nơi bạn sống, pháp luật có thể cho bạn các quyền dưới đây; chúng tôi áp dụng chúng cho mọi người dùng:

• Xem dữ liệu Mailera đang giữ về bạn.
• Sửa thông tin hồ sơ trong Cài đặt → Tài khoản.
• Xoá hộp thư ngay trong app (Admin hoặc Leader); yêu cầu xoá tài khoản qua trang Liên hệ.
• Thu hồi quyền Microsoft bất cứ lúc nào.
• Lấy dữ liệu của bạn qua API.
• Phản đối hoặc yêu cầu hạn chế một cách xử lý cụ thể.

Gửi yêu cầu qua trang Liên hệ với chủ đề “Tài khoản và dữ liệu cá nhân”. Chúng tôi có thể cần xác minh bạn là chủ tài khoản trước khi thực hiện.

Mailera dành cho tổ chức và người từ 18 tuổi trở lên. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em.

Hạ tầng của Mailera và của Microsoft có thể đặt ở quốc gia khác với nơi bạn sống. Dữ liệu luôn được mã hoá khi truyền, và chúng tôi dựa vào các biện pháp bảo vệ của nhà cung cấp hạ tầng.

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này cùng ngày cập nhật ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ báo trước một cách hợp lý trên website hoặc trong app.

Mọi câu hỏi về dữ liệu cá nhân, gửi qua trang Liên hệ với chủ đề “Tài khoản và dữ liệu cá nhân”.