Cách kết nối email với Mailera và kiểm tra thư đầu tiên

Mailera kết nối hộp thư đang có với ứng dụng và AI agent qua REST API, MCP hoặc webhook. Với hộp thư đầu tiên, bạn nên kiểm tra việc mở và đọc thư thử trong Mailera trước khi làm tiếp.

Bạn cần chuẩn bị gì trước khi kết nối?

Dùng hộp thư của bạn hoặc hộp thư bạn được phép quản lý. Nên bắt đầu bằng hộp thư thử không chứa dữ liệu nhạy cảm và chuẩn bị một địa chỉ khác do bạn kiểm soát để gửi thư thử.

Bạn cần đăng nhập được vào tài khoản gốc. Với email công ty, hãy kiểm tra chính sách quản trị trước khi tạo mật khẩu ứng dụng hoặc cấp quyền truy cập.

Không dùng cùng một cách xác thực cho mọi hộp thư. Tra danh sách nhà cung cấp Mailera hỗ trợ nếu bạn dùng dịch vụ khác trong bảng. Mailera chưa hỗ trợ Proton Mail và Tuta.

Thêm hộp thư vào Mailera qua những bước nào?

1. Nhập địa chỉ và kiểm tra nhà cung cấp

Mở Thêm hộp thư, chọn Một hộp thư và nhập vào trường Địa chỉ email. Kiểm tra nhà cung cấp được nhận diện trước khi chọn Tiếp tục.

Nếu cần chọn lại, dùng Hoặc chọn nhà cung cấp. Với email tên miền công ty, hãy xác định dịch vụ lưu trữ thư phía sau: tên miền riêng không đủ để biết hộp thư dùng Microsoft 365, Google Workspace hay máy chủ khác. Chỉ chọn IMAP tùy chỉnh khi bạn cần cấu hình máy chủ riêng.

2. Xác thực theo đúng nhà cung cấp

Với Outlook hoặc Microsoft 365: chọn Đăng nhập Microsoft và thực hiện luồng OAuth. Kiểm tra tài khoản đang đăng nhập, rồi đọc các quyền trên màn hình Microsoft trước khi chấp thuận. Không dùng mật khẩu ứng dụng cho nhánh này.

Theo tài liệu luồng OAuth của Microsoft, Microsoft hỏi chấp thuận những quyền được yêu cầu mà người dùng chưa duyệt. Nếu thông báo yêu cầu quản trị viên phê duyệt, hãy chuyển yêu cầu cho quản trị viên thay vì tìm cách bỏ qua chính sách. Xem thêm hướng dẫn kết nối Microsoft với Mailera.

Với Gmail hoặc Google Workspace: bật xác minh 2 bước và làm theo hướng dẫn mật khẩu ứng dụng của Google. Khi tài khoản đủ điều kiện, tạo mật khẩu ứng dụng rồi nhập mật khẩu đó vào trường Mật khẩu trong Mailera, không nhập mật khẩu đăng nhập Google thông thường.

Google khuyên dùng “Sign in with Google” khi ứng dụng có lựa chọn đó. Luồng kết nối Gmail với Mailera hiện dùng mật khẩu ứng dụng. Nếu tài khoản không có tùy chọn tạo mật khẩu này, xem phần lỗi bên dưới trước khi tiếp tục.

Với iCloud: làm theo hướng dẫn mật khẩu dành riêng cho ứng dụng của Apple. Tài khoản phải bật xác thực hai yếu tố; Apple đặt mục “App-Specific Passwords” trong “Sign-In and Security”.

Với IMAP tùy chỉnh: điền Tên đăng nhập nếu khác địa chỉ email. Trong Máy chủ nhận thư (IMAP), đối chiếu Máy chủ, Cổng và Bảo mật với tài liệu của bên cung cấp hộp thư. Cấu hình Máy chủ gửi thư (SMTP) riêng nếu cần gửi. Không đoán cổng hoặc đổi chế độ bảo mật chỉ để thử cho qua lỗi; dùng hướng dẫn IMAP của Mailera để đối chiếu.

3. Kiểm tra kết nối và tải thư

Với biểu mẫu thông tin kết nối, chọn Kiểm tra & kết nối. Theo dõi kết quả đăng nhập nhận thư và nhận diện thư mục. Nếu thông tin sai, dùng Sửa thông tin, rồi Kiểm tra lại.

Nếu màn hình báo Nhận thư được, gửi thư chưa được, bạn có thể chọn Lưu ở chế độ Chỉ nhận khi mục tiêu hiện tại chỉ là đọc thư. Phép kiểm tra kết nối đăng nhập thử, không gửi thư thật.

Sau khi hoàn tất, mở Danh sách hộp thư. Đối chiếu địa chỉ, nhà cung cấp, trạng thái và lần đồng bộ gần nhất. Sau khi thấy hộp thư trong danh sách, bạn cần kiểm tra xem có đọc được nội dung thư hay không.

Làm sao biết hộp thư đã đọc được thư?

Dùng một thư thử riêng thay vì tìm ngẫu nhiên trong thư cũ:

1. Từ địa chỉ khác do bạn kiểm soát, gửi vào hộp thư vừa kết nối. Đặt tiêu đề dễ nhận biết, chẳng hạn “Thử kết nối Mailera”, và nội dung “Đây là thư thử đọc hộp thư”.
2. Mở Hộp thư chung, chọn đúng hộp thư ở thanh bên thay vì xem tất cả hộp thư cùng lúc.
3. Tìm thư thử trong Hộp thư đến. Nếu chưa thấy, kiểm tra cả Thư rác.
4. Mở thư và đối chiếu người gửi, tiêu đề, nội dung với thư bạn vừa gửi.

Xác thực thành công và đồng bộ được dữ liệu là hai việc khác nhau. Nếu chưa thấy thư, quay lại kiểm tra trạng thái và lần đồng bộ gần nhất trước khi thay thông tin đăng nhập.

Mailera không hứa thư xuất hiện tức thời. Nhịp kiểm tra nền thay đổi theo mức độ hoạt động; hộp thư ít hoạt động có thể ngủ và thức lại khi được sử dụng.

Ở bước này, bạn chỉ cần đọc được thư thử. Việc kiểm tra gửi thư và cấu hình AI agent cần làm riêng.

Lỗi hay gặp khi kết nối hộp thư là gì?

Bắt đầu từ thông báo đang hiển thị và loại tài khoản bạn dùng. Đừng tạo lại kết nối ngay khi một thư chưa xuất hiện.

Với Google, bật xác minh 2 bước là điều kiện cần nhưng không phải tài khoản nào cũng thấy tùy chọn mật khẩu ứng dụng. Google nêu các trường hợp có thể không có tùy chọn này: tài khoản công ty, trường học hoặc tổ chức khác; xác minh 2 bước chỉ dùng khóa bảo mật; tài khoản bật Advanced Protection.

Không tắt các biện pháp bảo vệ tài khoản để ép kết nối. Với tài khoản công ty, hỏi quản trị viên về phương án được phép sử dụng.

Cần làm gì trước khi cho AI agent đọc thư?

Kết nối hộp thư không tự cấp quyền đọc thư cho AI. Bạn còn phải cấu hình ứng dụng hoặc agent truy cập Mailera qua API hay MCP.

Khi chuyển sang bước đó, bắt đầu bằng khóa API chỉ có quyền read. Các công cụ MCP list_mailboxes và list_messages dùng quyền này; chưa cấp send hoặc manage nếu tác vụ chưa cần.

Nội dung thư là dữ liệu không tin cậy, không phải lệnh cho agent. Thiết kế agent để bỏ qua chỉ dẫn trong thư yêu cầu tiết lộ khóa, chuyển dữ liệu riêng tư hoặc thay đổi quyền truy cập. Một email tự xưng là hướng dẫn hệ thống vẫn chỉ là email.

Nếu sau này cho phép gửi thư, hãy thiết kế bước xác nhận của người dùng trước khi gửi. Đây là quy tắc bạn cần xây dựng trong agent, không phải bước tự xuất hiện khi kết nối hộp thư.

Không dán mật khẩu ứng dụng hoặc khóa API vào hội thoại. Khi chụp màn hình để nhờ hỗ trợ, che địa chỉ thật, nội dung riêng tư và toàn bộ bí mật. Bạn có thể đọc thêm thông tin bảo mật của Mailera.

Sau khi đọc được thư thử, xem hướng dẫn dùng hộp thư đang có cho AI agent, rồi tra các công cụ MCP của Mailera theo tác vụ để chọn đúng thao tác cần cấp quyền.