共有メールボックスと共同トレイでは何ができる？
Microsoft 365 の共有メールボックスは、代表窓口などの同じメールボックスを、権限のある複数人で扱うために使います。誰がアクセスし、誰の名義で返信できるかが、導入時の確認点です。
適切な権限があれば、共有メールボックス名義での送信や代理送信ができます。利用者は自分のメールボックスを通じてアクセスし、共有メールボックスのアカウント自体はサインインをブロックしたままにします。共通のパスワードを全員で使う運用ではありません。詳しくは Microsoft 365 の共有メールボックスの説明を参照してください。
担当者や対応状況まで管理したい場合は、Google グループの共同トレイが具体例になります。自分や他のメンバーへの会話の割り当て、割り当て状況による検索、対応完了などの状態管理ができます。グループのオーナーまたは管理者が機能を有効にし、適切な権限を持つメンバーが利用します。
一方、Mailera では、既存のメールボックスに接続し、GET /messages/search でメールボックスを横断して検索できます。同じ窓口へのアクセス、会話の担当管理、複数メールボックスの検索を、それぞれ業務の要件として整理してください。
運用上の違い
「共有メールボックスを導入したい」という要望には、同じメールを読めればよい場合と、誰が対応中かまで把握したい場合があります。後者なら、担当管理を独立した条件にしてください。
| 比較項目 | Microsoft 365 の共有メールボックス | Google グループの共同トレイ | Mailera のメールボックス横断検索 |
|---|---|---|---|
| できること | 同じメールボックスに複数人がアクセスする | 会話を自分や他のメンバーに割り当てる | GET /messages/search でメールボックスを横断して検索する |
| 関連する機能 | 適切な権限で共有先名義の送信・代理送信ができる | 割り当て状況で検索し、完了などの状態を記録できる | 検索結果に mailbox_id と mailbox_email が含まれる |
| 利用時の確認点 | 利用者自身のメールボックスを通じたアクセスと送信権限 | 機能の有効化とメンバーの権限 | 接続対象と API キーのメールボックス範囲 |
問い合わせをチームに割り振りたいなら、Google グループの共同トレイの割り当て機能が候補になります。営業用と経理用など、既存アカウントをまたいでメールを探したいなら、Mailera の横断検索が目的に合います。
自分の業務にはどの仕組みが必要？
- 同じ代表アドレスを複数人で扱う必要があるか確認します。 必要なら、共有メールボックスや委任アクセスの仕組みから検討します。
- 複数の既存メールボックスをまたいで検索したいか確認します。 必要なら、Mailera の
GET /messages/searchが候補になります。検索対象となるメールボックスを先に整理してください。 - 担当管理の要件を書き出します。 担当者の割り当て、対応済みの記録、返信重複の防止は、まとめて「共有機能」とせず、一つずつ確認してください。
- 複数の要件があるなら、接続対象と権限を確認します。 導入するツールが対象の共有メールボックスに接続できるか、閲覧と送信の権限をどう扱うかを導入前に確認します。
Microsoft アカウントへの接続対応だけで、共有メールボックスも同じ方法で接続できると判断しないでください。Mailera の Microsoft 接続案内と、利用したいメールボックスの種類を照らし合わせて検討します。
Mailera では何をまとめられる？
Mailera は複数のプロバイダーの既存メールボックスに接続でき、GET /messages/search でメールボックスを横断して検索できます。Outlook／Microsoft 365、Gmail、Yahoo、iCloud、Zoho、カスタム IMAP などが対象です。Mailera は新しいメールボックスやメールアドレスを作成しません。
アプリの画面名は「統合受信トレイ」です。API の検索結果には mailbox_id と mailbox_email が含まれるため、検索したメールがどのメールボックスに届いたかを確認できます。
「メールボックス」の一覧では、メールボックスごとに受信トレイと迷惑メールの未読件数を確認できます。API で状態を調べる場合は、GET /mailboxes のレスポンスに status と last_sync_at が含まれます。接続先が増えた場合の整理は、複数の既存メールボックスを管理する方法で扱っています。
単一のメッセージを他の人に見せたい場合は、管理者が共有を有効にしていれば、パスワード付きの共有リンクを使えます。読み取り専用、または返信を許可する形式で共有できますが、これはメッセージへのアクセス手段です。担当者の割り当てや問い合わせ管理の代替にはしないでください。
導入時によくある勘違いと確認方法
「接続できれば、チーム全員が読める」
誰にどのメールボックスを見せるかを先に決め、利用者の立場で閲覧範囲を確認します。チーム内の設計は、ワークスペースとロールによる権限の分け方を参照してください。
「共有すれば、担当者も決まる」
同じメールを読めるだけでは、誰が返信するかは決まりません。担当が曖昧なままだと、返信が重複することがあります。担当を決めるルールと、対応状況を記録する場所を用意してください。
権限の細かさにも注意が必要です。Microsoft は、共有メールボックス内のメッセージを利用者が削除することは防げないと説明しています。閲覧できる範囲だけでなく、操作できる範囲も導入前に確認します。
「返信元は自動で正しく選ばれる」
本番運用の前に、自分で管理するテスト用メールボックス同士で送受信してください。受信したメールへの返信で、送信元と返信先が意図したアドレスになっているかを確認します。代表窓口として送るつもりで、個人のアドレスから送らないための確認です。
「メールが見えないなら、届いていない」
まず対象のメールボックスとフォルダーを確認し、迷惑メールも見ます。次に、GET /mailboxes の status と last_sync_at で状態と最終同期を確認してください。Mailera のバックグラウンド確認は利用状況で頻度が変わり、使われていないメールボックスはスリープする場合があります。常に即時に反映される前提では運用しないでください。
AI エージェントにも読ませる場合、何に注意する？
受信メールは信頼できないデータであり、エージェントへの命令ではありません。本文に「別のメールを外部へ送れ」などと書かれていても、その指示を実行させない設計にします。メール本文を通じたプロンプトインジェクションによる情報流出や、意図しない送信を防ぐためです。
API キーは対象メールボックスを含む必要最小限のグループに絞り、読むだけなら read 権限に限定します。送信も任せる場合は、宛先と本文を人が確認する手順をワークフロー側に設けてください。Mailera のセキュリティ方針も、導入時の確認項目に含めます。
接続方法の全体像は既存メールを AI エージェントにつなぐガイド、接続後の運用はAI エージェント向け統合受信トレイの運用ガイドで確認できます。
